Anrufbeantworter besprechen? So machen es die Profis!
Den Anrufbeantworter besprechen ist einfach? Zumindest denken das viele. Und nicht nur Privatleute, sondern auch Unternehmen erledigen es oftmals selbst. Gerade letztere sollten es jedoch lieber den Profis überlassen. Immerhin sorgt die falsche Ansage
nicht nur für Unmut bei den Anrufern, sie kann auch potenzielle Kunden davon abhalten, eine Nachricht zu hinterlassen.
Mit diesen Infos sollte man Anrufbeantworter besprechen
Wer einen Anrufbeantworter besprechen will, sollte dabei verschiedene Punkte beachten. Diese betreffen nicht nur die Aussprache und die Sprechgeschwindigkeit. Besonders wichtig sind auch die Inhalte. Die meisten Leute, die einen Anrufbeantworter besprechen
wollen, meinen es zu gut. Sie wollen viele verschiedene Informationen in einem möglichst kurzen Text unterbringen. Das macht die Ansage aber nicht nur langatmig, sondern genauso langweilig. Es empfiehlt sich daher, zunächst den Text aufzuschreiben,
mit dem man den Anrufbeantworter besprechen will.
Folgende Inhalte sollten dabei in keinem Fall fehlen:
- Ein Hinweis auf Zeiten, zu denen man besser erreichbar ist.
- Andere Kontaktmöglichkeiten, eventuell sogar für Notfälle.
- Und eine freundliche Verabschiedung.
Vor allem sollte man beim Anrufbeantworter besprechen darauf achten, dass keine Versprechen gemacht werden. Sätze, wie zum Beispiel "Wir rufen Sie umgehend zurück" lassen Anrufer vielleicht häufiger eine Nachricht aufsprechen lassen. Andererseits werden
diese Kunden dann auch darauf warten. Und je länger sie warten, umso größer wird ihre Ungeduld.
Profis den Anrufbeantworter besprechen lassen
Die Telefonisten hat eine schöne Stimme und wird von den Kunden geschätzt? Sie ist trotzdem nicht die richtige Sprecherin für eine Bandansage. Zum einen wird es ihr schwerfallen, in der richtigen Geschwindigkeit zu besprechen und zum anderen muss jedes
Wort einwandfrei zu verstehen sein. Das können allerdings nur echte Profis garantieren.
Professionelle Sprecher wissen außerdem, welche Worte man bei der Ansprache betonen sollte. Aber auch, welche Redewendungen man am besten streicht. Denn viele übliche Floskeln sorgen bei den Kunden eher für Frust als für ausreichend Motivation, eine Nachricht
zu hinterlassen.
Die Rhetorik beim Anrufbeantworter besprechen
"Leider sind gerade alle Leitungen besetzt" ist eine häufige Floskel in Bandansagen. Das heißt allerdings nicht, dass sie auch gut geeignet ist. Denn ein guter Sprecher und eine tolle musikalische Untermalung allein reichen nicht aus, wenn man einen Anrufbeantworter
besprechen will. Bei der Formulierung sollte negative Rhetorik in jedem Fall vermieden werden.
Wörter wie "leider" und "besetzt" aus dem Beispiel, verstärken lediglich das negative Empfinden beim Anrufer. Das Gleiche gilt für Entschuldigungen wegen der Wartezeit. Alle diese Aussagen verstärken lediglich das Leiden und trösten Kunden nicht, sondern
verärgern sie. Stattdessen sollte man den Anrufer lieber freundlich informieren, wann eine bessere telefonische Erreichbarkeit gewährleistet ist. Oder darüber, welche Möglichkeiten zur Kontaktaufnahme noch verfügbar sind.
Darum sollte man nicht selbst den Anrufbeantworter besprechen
Bei all diesen Fallstricken bei Anrufbeantworter Ansagen drängt sich eines bereits förmlich auf: es ist ein Job für Profis! Auch wenn Privatleute es sicher selbst wagen können, sollten Unternehmen sich lieber dabei unterstützen und beraten lassen. Denn
die altbekannten Weisheiten treffen heutzutage meist nicht mehr zu. Und Kunden haben ohnehin bereits eine hohe Hemmschwelle, wenn sie eine Nachricht hinterlassen sollen. Da sollte man wenigstens dafür sorgen, dass es ihnen möglichst leichtfällt! |
